Overige relevante zaken

FORMATIE, BEZETTING

In het afgelopen kwartaal is de formatie gegroeid met 2 fte. Deze groei wordt veroorzaakt door een uitbreiding van de formatie bij de eenheid Projecten, Vastgoed en Grond (PVG). De formatie-uitbreiding geeft ruimte om een aantal posities (projectsecretaris, werkvoorbereider en directievoerder) die tot voor kort via inhuur werd opgelost, structureel via een aanstelling in te vullen. De uitbreiding van de formatie heeft in 2019 een omvang van 2 fte en in 2020 zal de formatie bij de eenheid PVG nogmaals worden uitgebreid met 2 fte.

Formatiecijfers: De formatiecijfers zijn exclusief Loopbaancentrum en Raadsgriffie.

Bezettingscijfers:
Het overzicht geeft de bezetting op het formatieplan weer.
De bezettingscijfers zijn inclusief:
• Medewerkers in vaste dienst
• Medewerkers in tijdelijke dienst
• Medewerkers die bovenformatief in de eenheden geplaatst zijn
• Medewerkers met een proefplaatsing
• Re-integratie kandidaten
• HPK’ers

De bezettingscijfers zijn exclusief:
• BBL- medewerkers

Inhuurcijfers zijn inclusief:
• Inleen van ambtenaren van andere overheden

Over een jaar bezien neemt de externe inhuur van tijdelijke krachten geleidelijk aan af. Over de totale populatie aan medewerkers (gerekend in fte’s) die werken voor de gemeente Apeldoorn is 12,15% via externe inhuur werkzaam. Dit is ruimschoots binnen de marge van 15% die met de gemeenteraad is afgesproken. Tegelijkertijd is een overschrijding in de bezetting (medewerkers in dienst van de gemeente) ten opzichte van de toegestane formatie te zien. Dit is te wijten aan het tijdelijk in dienst nemen van medewerkers; daar waar de financiering, de omvang van het werk en de periode van de tijdelijkheid het toestaat, wordt vaker een tijdelijke aanstelling verkozen boven externe inhuur.

INHUUR

Externe inhuur wordt met name gebruikt voor tijdelijke ondersteuning binnen de diverse eenheden, omdat er tijdelijke taken uitgevoerd moeten worden en bij taken die op termijn niet structureel door de gemeente uitgevoerd zullen worden. Inzet van tijdelijke projectleiders wordt bekostigd uit projectgelden. De omvang van externe inhuur is afgenomen tot 165,79 fte op 30 april 2019.

De ontwikkelingen in de arbeidsmarkt op een aantal specifieke domeinen zijn terug te zien aan de inzet van externe inhuur binnen onze gemeentelijke organisatie. De vraag naar arbeidskrachten binnen het fysieke domein en het domein van de informatievoorziening (ICT) neemt al een aantal jaren toe. Dit heeft effect op de mobiliteit van de vaste bezetting en het opnieuw moeten invullen van vrijgekomen formatie. Het is niet altijd mogelijk om formatie (meteen) weer op te vullen met vaste krachten, omdat deze niet voorradig zijn of omdat de arbeidsomstandigheden in de private sector soms gunstiger zijn. Met de inzet van externe inhuur kan worden voldaan aan de afspraken die gemaakt zijn met de raad en wordt stagnatie in de dienstverlening voorkomen. Met arbeidsmarktcommunicatie en gerichte inzet binnen netwerken worden daarnaast potentiële nieuwe vaste krachten benaderd. Daarbij heeft de eenheid Ruimtelijke Leefomgeving al een tijd te maken met het uitstellen van de invoering van landelijke wetgeving, zijnde Omgevingswet en Wet Private Kwaliteitsborging. Omdat de omvang van de verandering van taken nog niet helder is, wordt externe arbeidsmobiliteit opgevangen door inzet van inhuurkrachten. Hiermee ontstaat een flexibele schil van inhuurkrachten waarmee op de invoering van de nieuwe wetgeving geanticipeerd kan worden.

Binnen het sociale domein speelt de krapte op de arbeidsmarkt ook een grote rol. Met name specialisten die een betere toeleiding naar zorg kunnen bewerkstelligen zijn lastiger te vinden op de arbeidsmarkt. Met de landelijke tekorten op de Jeugdzorg en de daarmee gepaard gaande vraag naar specialistische kennis, zal de druk op de arbeidsmarkt nog meer gaan toenemen. Specifiek hebben de tekorten binnen de Jeugdzorg geleid tot een grotere druk op de eenheid JZW. Tijdelijke krachten werken mee aan het in control komen op de veelheid aan processen en aan het optimaliseren van de producten, processen en diensten.

QTUM

Volgens de VNG-richtlijnen moet Apeldoorn in de periode vanaf 1 januari 2013 tot aan 1 januari 2023 46 Quotum-banen hebben gerealiseerd. Apeldoorn is een sociale werkgever en laat dit zien door medewerkers met een arbeidsbeperking, met een afstand tot de arbeidsmarkt en lagere of beperkte opleiding, ruimte te geven binnen de organisatie. Hetzij door het opdoen van werkervaring dan wel gedetacheerd of in een reguliere baan. De Quotumwet legt de banenafspraak vast en bepaalt op welke manier het totaal aantal banen wordt gemeten. Indien de afspraken niet worden gehaald en het aantal beloofde banen er op termijn niet is gekomen, wordt een quotumregeling of quotumheffing geactiveerd. Uitgaande van de gerealiseerde 117,81** banen, voldoet de gemeente Apeldoorn als werkgever op dit moment ruimschoots aan de norm van 46 banen.

* Kengetallen van Quotum medewerkers worden sinds september 2016 door de Feluagroep aan de gemeente Apeldoorn geleverd.
** De Quotum wet hanteert een 25,5-urige werkweek als een fulltime garantiebaan.

ZIEKTEVERZUIM

In 2018 kende de organisatie een hoog ziekteverzuim. Dit hoge verzuimpercentage is vooral toe te schrijven aan een griepgolf aan het begin van 2018 en aan het middellange (bijvoorbeeld vanwege een ongeval) en langdurige verzuim (bijvoorbeeld vanwege een ernstige ziekte en burn-out)^[1]. Beïnvloeding van langdurig verzuim is complex en vergt veel tijd en structurele aandacht. In het eerste kwartaal van 2019 is er een aanzienlijke afname van het verzuim te zien, ten opzichte van dezelfde periode in 2018.  Het verzuim is echter hoger dan de gestelde norm van 4,9%.

In 2018 zijn maatregelen getroffen die de hoogte van het verzuim zouden moeten verminderen, binnen de complexiteit van het langdurig verzuim. In het eerste kwartaal zijn met de arbodienstverlener waarmee een nieuw contract is afgesloten, extra beheersingsmaatregelen afgesproken. Deze maatregelen zetten in op een strakker proces bij het melden van verzuim, waarbij medewerker en leidinggevende op concrete zaken in gesprek gaan en waarbij de bedrijfsarts een begeleidende en sturende rol heeft in het daaropvolgend gesprek met de medewerker. Daarnaast stuurt de directie nadrukkelijk op het verzuim per eenheid, door ieder kwartaal actief het lopende en het dreigende verzuim te bespreken met de eenheidsmanagers. Deze acties komen bovenop de acties die lopende zijn: leidinggevenden hebben trainingen gevolgd om verzuimgesprekken te kunnen voeren en tussen leidinggevende, bedrijfsarts en HRM-adviseur worden drie-gesprekken gevoerd om de leidinggevende te ondersteunen in het duiden van het verzuim en de verzuimaanpak met de medewerker concreet te maken.

In preventieve zin wordt vanaf mei een proef gestart bij een tiental teams, waarin een scan wordt gedaan op de mentale en fysieke vitaliteit van de teamleden. De verwachting is dat in het najaar de resultaten van de acties voortkomend uit de scans merkbaar zijn. Deze proef komt bovenop de preventieve maatregelen die in de afgelopen jaren zijn ontwikkeld, zoals het aanbieden van workshops en trainingen aan medewerkers op de thema’s Bewegen, Roken, Alcohol, Voeding, Ontspanning en Slaap (BRAVOS). Dit varieert van trainingen stoppen met roken, workshops over hoe om te gaan met de overgang, onder professionele begeleiding trainen voor hardloopwedstrijden zoals de Midwintermarathon en het ondersteunen van medewerkers in het kiezen van gezondere voeding.

[1] De arbodienstverlener rapporteert cf. privacywetgeving niet op individueel casusniveau over verzuimoorzaken.